归档封存：控制工程师的坏习惯

发布时间：2011-05-10 作者：Dennis Brandl，BR&L Consulting 总裁

　　19世纪后期最被人低估的发明之一就是文件柜了。第一个文件柜由Edwin G.Seibels在1898年发明，它革命性的改变了20世纪早期的商业行为。文件柜让20世纪的公司和项目不会淹没在浩如烟海的纸质文件当中，当然也催生了一个新的职业，其主要工作就是对文件进行归档和分类。
　　今天，项目已经淹没在二进制代码的汪洋大海当中，但是那些1898年的产品仍然还在使用。绝大部分计算机文件系统根据纸质归档系统进行的建模，甚至也有类似文件柜的属性，比如在文件系统的界面有一个“文件夹”图标。尽管这种产品在20世纪主要用于管理项目和信息，但对于现代自动化项目的管理往往事与愿违。很多失败项目的一个共同点就是，使用标准的共享文件系统管理文件、代码和其他项目文档。这是一个很不好的习惯，因为它会带来潜在的时间损失、返工，以及丢失信息。
　　绝大多数软件工程师都明白源代码控制系统（SCCS）或者文档管理系统（DMS）的价值，但是那些来自化工、电子或者机械工程的工程师，以及背景是化学、物理、生物方面的人员进行控制系统和自动化编程的时候，可能对于SCCS或者DMS就没有什么正式的经验了。他们也许意识不到使用一个共享文件系统管理项目信息，可能会导致工作效率下降。
　　使用共享文件系统管理项目文档，可能会产生下列问题：
　　文件名和目录名通常是文档包含内容的唯一线索。一旦它需要在这些领域对一些信息编码，无法保证每一个人都会遵循文件和目录的命名规则。如果工作效率低是因为团队成员经常要去寻找他们工作中所需要的信息，那么你的共享文件系统可能就是造成这一问题的主要原因。一个DMS系统包含关于文档的“元数据”，它是用于描述文档内容和搜索信息，这可以终止那些浪费时间的人工作业。
　　无法了解文档的状态。该文档是初稿？还是已经经过认可？是在返工过程中，还是在等待审阅，抑或是其他的什么状态？如果不同状态的文档保存在不同的目录当中，那么每一个目录都需要进行检查。如果工作效率低是因为团队成员有时使用的是过时的信息，那么你的共享文件系统可能就是造成这一问题的主要原因。DMS可以自动跟踪文档的状态，还可以包含自动化的工作流程序，帮助追溯文档的开发、审阅和认可程序。
　　很难在共享文件系统中对一个文档的多个版本就行跟踪。项目可能为每个文档建立了多个目录，或者采用了一种文件的命名惯例，但是这仅仅意味着要搜索更多的文件。DMS自动跟踪文档的版本，它还可以回溯到以前的版本，对各个版本进行比较。
　　在共享文件系统中没有检入检出功能。如果有时候变更重复写入，那么你的共享文件系统就有问题了。DMS提供检入和检出功能，避免多个人对同一文件做出修改。
　　不要养成使用共享文件系统管理项目文档的不良习惯。这些问题通常很难识别，但是可以使用正确的工具轻松解决。让你的项目团队成员拥有他们工作需要的工具，然后再将这个“已经改掉的坏习惯”归档封存。